Quản lý mã sản phẩm hiệu quả giữa nhà cung cấp, khách hàng và kế toán

Trong nhiều doanh nghiệp, một mặt hàng lại có tới ba hoặc bốn mã khác nhau: mã nội bộ, mã nhà cung cấp, mã khách hàng, thậm chí còn có thêm tên viết tắt dùng trong báo giá. Nếu không có phương pháp kiểm soát, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng rối loạn – sai hàng, lệch số liệu, khó truy xuất. Bài viết này sẽ phân tích gốc rễ vấn đề và hướng dẫn giải pháp quản lý mã quy chiếu theo đối tác – một bước quan trọng để chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành.

1. Mỗi sản phẩm – Nhiều mã – Nhiều rối loạn

Một sản phẩm duy nhất, nhưng:

• Khách hàng A yêu cầu báo giá theo mã "KH-SP07"

• Khách hàng B thì gọi sản phẩm này là "SENSOR-100"

• Nhà cung cấp 1 giao hàng theo mã "NCC-TEMP01"

• Hệ thống nội bộ lại đang dùng mã "TEMP-S01"

Khi cùng một mặt hàng được gọi theo nhiều mã khác nhau, mọi bộ phận – từ bán hàng, kế toán, kho đến kế toán – đều có thể hiểu sai.

Kết quả?

• Báo giá sai mã

• Giao nhầm hàng

• Hóa đơn không đúng yêu cầu

• Kho không xác định được tồn

• Kế toán lệch công nợ

2. Nguyên nhân khiến mã sản phẩm trở nên hỗn loạn

Nguyên nhân	Mô tả ngắn gọn
Không có hệ thống mã quy chiếu	Mỗi bên tự sử dụng mã riêng, không ai đối chiếu
Thêm mã mới thiếu quy tắc	Tên mã đặt ngẫu nhiên, trùng lặp hoặc khó hiểu
Không phân nhóm đối tác	Không thể quản lý sản phẩm theo danh mục khách hàng/NCC
Thiếu tích hợp trong hệ thống	Dữ liệu chỉ lưu trong file rời, không dùng được trong thực tế

3. Hệ quả khi thiếu kiểm soát mã hàng

• ❌ Giao nhầm sản phẩm vì chọn sai mã theo cách gọi của đối tác

• ❌ Hóa đơn không khớp yêu cầu khách hàng, bị từ chối thanh toán

• ❌ Kho không ghi nhận đúng tồn kho, ảnh hưởng đặt hàng

• ❌ Kế toán lệch số liệu mua vào – bán ra, đối chiếu khó khăn

• ❌ Khó phân tích dữ liệu theo khách hàng/NCC, không ra được báo cáo chính xác

4. Giải pháp: Thiết lập mã quy chiếu theo đối tác

4.1 Tạo bảng quy chiếu mã sản phẩm

Thiết lập một bảng đối chiếu mã hàng theo từng khách hàng và nhà cung cấp:

Mã nội bộ	Mã theo NCC	Tên NCC	Mã theo KH	Tên KH
TEMP-S01	SN-T100	SensorTech	LGTEMP01	LG Electronics
TEMP-S01	GA-SENS-01	GlobalAuto	ABC-TS-77	Thiết bị ABC
TEMP-S01	VN-TEMP-A1	InTech VN	SP-KH07	CTY Xây Dựng A

➡ Khi tạo báo giá, đơn hàng hay hóa đơn, nhân viên chỉ cần chọn đúng đối tác → hệ thống sẽ tự hiển thị đúng mã tương ứng.

4.2 Phân nhóm nhà cung cấp và khách hàng

Phân loại đối tác giúp kiểm soát hàng hóa theo từng nhóm:
Khách hàng bán lẻ / dự án / OEM
NCC trong nước / quốc tế
Nhóm sản phẩm chuyên dụng / phổ thông
➡ Hỗ trợ phân tích mua – bán, thiết lập chính sách giá, theo dõi hiệu suất giao dịch.

4.3 Tích hợp mã đối tác vào hệ thống vận hành

Tùy theo phần mềm doanh nghiệp đang dùng:

• ERP hoặc hệ thống quản lý bán hàng: cấu hình Catalog Number hoặc đối chiếu mã theo từng đối tác

• Excel hoặc Google Sheets: tạo bảng tra cứu, dùng VLOOKUP, XLOOKUP hoặc FILTER

• Power BI hoặc báo cáo nội bộ: tạo bảng mapping để phân tích theo từng nhóm khách hàng/NCC

5. Lợi ích khi áp dụng mã quy chiếu

Trước khi áp dụng	Sau khi có quy chiếu
Sai mã khi tạo đơn hàng	Chọn đúng mã theo khách/NCC
Giao nhầm hàng	Giao đúng theo cách gọi của đối tác
Hóa đơn bị từ chối	Hóa đơn đúng định dạng khách yêu cầu
Mất thời gian xử lý	Tra cứu nhanh, giảm thao tác thủ công
Dữ liệu phân mảnh	Dễ phân tích mua – bán theo nhóm

6. Chuẩn hóa mã sản phẩm – Nền tảng cho tự động hóa

Việc kiểm soát mã hàng không chỉ để giảm sai sót. Đây còn là nền tảng để:

• Tự động tạo báo giá theo danh mục khách hàng

• Gửi hóa đơn điện tử đúng chuẩn từng đối tác

• Kết nối API giao nhận – vận chuyển – thanh toán

• Phân tích nhu cầu theo ngành hàng – khách hàng

Mã sản phẩm chính là “ngôn ngữ chung” giữa bán hàng, mua hàng, kế toán và khách hàng – nhà cung cấp.

7. Kết luận: Kiểm soát mã hàng là kiểm soát doanh nghiệp

Hệ thống mã sản phẩm, nếu không được chuẩn hóa, sẽ dần trở thành “vùng dữ liệu tối” khiến mọi bộ phận phải tự xoay sở. Từ báo giá, đặt hàng, giao nhận, kế toán, đến phân tích doanh thu – tất cả đều phụ thuộc vào sự thống nhất của mã sản phẩm.

🎯 Hãy bắt đầu bằng cách:

• Xây dựng bảng quy chiếu mã khách hàng và nhà cung cấp

• Đưa vào hệ thống, hoặc ít nhất là Google Sheet được quản lý chặt

• Đào tạo nhân viên dùng đúng mã, đúng cách gọi theo đối tác

Tổ chức mã hàng tốt – không chỉ giúp vận hành mượt mà, mà còn là bước đệm để doanh nghiệp bước vào giai đoạn tự động hóa và phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Tác giả: Nghĩa Nguyễn (Paul) – Tư vấn hệ thống - ERP cho doanh nghiệp SME

🌐 Blog: Hội nhập kỷ nguyên số

🔗 LinkedIn: Paul Nguyen - Technical Leader

🎯 10+ năm kinh nghiệm triển khai SAP B1, CRM, Power BI, Microsoft 365

---