Cấu hình hệ thống trong SAP Business One cho doanh nghiệp Việt Nam

Triển khai SAP Business One không chỉ là cài đặt phần mềm, mà là cả một quá trình chuẩn hóa dữ liệu và quy trình doanh nghiệp. Trong đó, cấu hình hệ thống (System Initialization) là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

Nếu làm đúng, doanh nghiệp sẽ:

• Có bộ khung dữ liệu chuẩn hóa, phục vụ cho toàn bộ hệ thống

• Tự động hóa quy trình và luồng chứng từ

• Hạn chế tối đa lỗi do nhập sai, sai kỳ, sai số liệu pháp lý

1. Thiết lập thông tin công ty (Company Details)

Đường dẫn: Administration → System Initialization → Company Details

✔ Mục đích:

Xác định các thông tin pháp lý – kinh doanh – liên hệ sẽ hiển thị mặc định trong mọi chứng từ của hệ thống.

✔ Hướng dẫn điền:

Trường	Dữ liệu mẫu	Ghi chú
Company Name	Công ty TNHH Bình An	Tên pháp lý
Address	85 Trần Hưng Đạo, Q.5, TP.HCM	Địa chỉ trụ sở
Telephone 1	0312345678	SĐT chính
Email	nghia.nhan.swe@gmail.com	Email đại diện
Active Manager	5.07 Thiên Sơn Plaza, Q.7, TP.HCM	Văn phòng quản lý
Country	Vietnam	Quốc gia đăng ký
GLN	HO CHI MINH CITY, VIETNAM	(tuỳ chọn)

2. Thiết lập kỳ kế toán (Posting Periods)

Đường dẫn: Administration → System Initialization → Posting Periods

✔ Mục đích:

Chia nhỏ năm tài chính thành từng kỳ (tháng hoặc quý) để đảm bảo các chứng từ được ghi nhận đúng thời gian.

✔ Hướng dẫn tạo kỳ kế toán:

• Chọn New Period

• Nhập:

  • Period Name: Tháng 01/2025

  • Posting Date: 01/01/2025 – 31/01/2025

  • Document Date: giống posting date

  • Status: Unlocked

• Tạo liên tục cho 12 kỳ trong năm

🔒 Khi hoàn tất đối chiếu – kế toán sẽ khóa kỳ bằng cách chọn Locked → tránh chỉnh sửa chứng từ cũ.

3. Thiết lập đánh số chứng từ (Document Numbering)

Đường dẫn: Administration → System Initialization → Document Numbering

✔ Mục đích:

Đặt quy tắc đánh số tự động cho từng loại chứng từ: đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu…

✔ Gợi ý áp dụng:

• Prefix phân theo chi nhánh:

  • HCM: SO-HCM-00001

  • HN: SO-HN-00001

• Thiết lập riêng chuỗi số cho từng loại chứng từ:

  • A/R Invoice, Purchase Order, Delivery, Goods Receipt PO…

📌 Cần xác định series chính cho từng người dùng hoặc nhóm chi nhánh.

4. Thiết lập định dạng hệ thống (General Settings)

Đường dẫn: Administration → System Initialization → General Settings

✔ Tab cài đặt quan trọng:

Tab	Thiết lập	Gợi ý
Display	Giao diện	Chọn tiếng Việt nếu user không rành tiếng Anh
Date Format	dd/MM/yyyy	Phù hợp thói quen VN
Decimal Places	0 hoặc 2	Theo yêu cầu kế toán
Currency	VND	Đặt đơn vị tiền tệ chính
Time Format	24H	Tránh nhầm lẫn 12H/AM-PM

5. Tạo người dùng và phân quyền (User Setup)

Đường dẫn:

• Tạo user: Administration → Setup → General → Users

• Phân quyền: Administration → System Initialization → Authorizations

✔ Quy trình:

1. Tạo user theo mã nhân viên: ketoan01, banhang01, kho01…

2. Gán vai trò và quyền theo module:

   • Kế toán: Financials, Banking, Sales Reports

   • Kho: Inventory, Item Management, Goods Receipt/Issue

   • Giám đốc: Read-only toàn bộ hệ thống

✔ Lưu ý:

• Không nên cấp quyền “Full” cho tất cả người dùng

• Dùng “General Authorizations” để kiểm soát sâu hơn (từng chức năng, báo cáo, export file…)

6. Thiết lập phê duyệt chứng từ (Approval Templates)

Đường dẫn: Administration → Setup → Approval Process → Approval Templates

✔ Ứng dụng:

Thiết lập workflow phê duyệt cho các chứng từ có giá trị cao, theo tầng cấp quản lý.

✔ Ví dụ thực tế:

• Điều kiện: PO > 50 triệu

• Luồng duyệt:

  • Trưởng phòng Mua hàng

  • Giám đốc

• Người tạo PO sẽ thấy trạng thái: Awaiting Approval

💡 Mẹo cấu hình hiệu quả

Mục tiêu	Mẹo thực hiện
Giảm lỗi nhập liệu	Cấu hình kỹ định dạng ngày/tháng, số tiền, tiền tệ
Phân quyền rõ ràng	Nhóm user theo phòng ban – chỉ cấp quyền đúng phân hệ
Dễ kiểm soát chứng từ	Mỗi loại chứng từ có số riêng – có thể truy vết dễ dàng
Chuẩn hóa pháp lý	Thông tin công ty đồng bộ xuyên suốt báo cáo, hóa đơn

Kết luận

Việc cấu hình hệ thống đúng cách là điều kiện tiên quyết để sử dụng SAP Business One hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi vì không chuẩn hóa ngay từ đầu, dẫn đến tình trạng:

• Chứng từ sai lệch

• Nhập nhằng vai trò người dùng

• Không kiểm soát được báo cáo

Hãy đầu tư thời gian vào cấu hình hệ thống – để hệ thống hỗ trợ bạn, không phải ngược lại.

---

📍Bài viết tiếp theo:

Hệ thống tài khoản kế toán – Xây dựng cây tài khoản phù hợp chuẩn Việt Nam trong SAP B1

Hãy để lại tương tác: bình luận, chia sẻ hoặc có thắc mắc gì cho tôi, tôi sẽ chia sẻ cùng doanh nghiệp của bạn

Tác giả: Nghĩa Nguyễn (Paul) – Tư vấn hệ thống - ERP cho doanh nghiệp SME

🌐 Blog: Hội nhập kỷ nguyên số

🔗 LinkedIn: Paul Nguyen - Technical Leader

🎯 10+ năm kinh nghiệm triển khai SAP B1, CRM, Power BI, Microsoft 365

---