Nhiều doanh nghiệp SME hiện nay đang mắc vào một xu hướng “tưởng như đúng”: thấy vấn đề gì là… tìm phần mềm đó để giải quyết.Thiếu quản lý khách hàng? Mua CRM.
Rối kế toán? Chuyển sang phần mềm hóa đơn.
Không kiểm soát được kho? Gắn thêm phần mềm kho.Cứ như vậy, mỗi nỗi đau lại được vá bằng một công cụ mới. Và rồi hệ thống vận hành biến thành một chiếc xe chắp vá – chạy được, nhưng luôn rung lắc và dễ hỏng bất kỳ lúc nào.
Điều họ thiếu không phải là phần mềm – mà là tư duy hệ thống.
Câu chuyện thường thấy: doanh nghiệp và chiếc xe chắp vá
Một vài doanh nghiệp từng rất “nhiệt tình chuyển đổi số”:
-
Dùng phần mềm kế toán để kết nối thuế
-
Mua CRM để sale không cần dùng Excel
-
Thêm phần mềm chấm công – vì nhân sự than phiền
-
Gắn thêm app quản lý kho – vì hàng hóa lộn xộn
-
Dùng thêm Google Sheet để tổng hợp đơn hàng
Nhưng rốt cuộc, mỗi bộ phận dùng một phần mềm, dữ liệu không liên thông, nhân sự nhập liệu lặp lại, báo cáo không thống nhất.
CEO hỏi:
“Sao tôi số hóa đủ thứ mà hệ thống vẫn rối thế này?”
Trả lời:
“Vì anh đã mua phụ tùng mà không có bản thiết kế xe.”
SME không chết vì thiếu phần mềm, SME chết vì thiếu hệ thống
Điều nguy hiểm không nằm ở phần mềm – mà nằm ở cách chúng ta nghĩ về vận hành.
-
Nhiều SME nghĩ rằng “mỗi vấn đề là một phần mềm”
-
Nhưng thực tế: “mỗi phần mềm nếu không nằm trong hệ thống, sẽ tạo ra một vấn đề mới”
Chuyển đổi số không phải là cuộc thi ai mua nhiều công cụ hơn, mà là ai có khả năng nhìn ra toàn hệ thống và tối ưu nó
Tư duy công cụ vs tư duy hệ thống
| Tư duy công cụ | Tư duy hệ thống |
|---|---|
| Gặp vấn đề → tìm phần mềm giải quyết | Gặp vấn đề → phân tích nguồn gốc hệ thống |
| Mỗi bộ phận dùng 1 công cụ riêng | Mọi công cụ phục vụ một quy trình chuẩn hóa |
| Phụ thuộc nhà cung cấp | Làm chủ hệ thống nội bộ |
| Tối ưu ngắn hạn | Tối ưu dài hạn, khả năng mở rộng |
Thiết kế lại hệ thống: bắt đầu từ tờ giấy trắng
Muốn xây được một hệ thống bền vững, bạn phải quay lại tờ giấy trắng.
Bắt đầu bằng câu hỏi:
-
Quy trình vận hành hiện tại là gì?
-
Ai làm gì, khi nào, đầu vào – đầu ra là gì?
-
Có bottleneck hay trùng lặp nào?
-
Có thể tự động hóa gì?
-
Nếu tôi mở rộng gấp đôi nhân sự thì quy trình này còn chạy được không?
Sau đó:
-
Vẽ lại quy trình theo chuẩn BPMN
-
Gắn vai trò, dữ liệu, công đoạn rõ ràng
-
Từ đó mới xác định cần công cụ gì, tích hợp ra sao, theo thứ tự ưu tiên nào
Một hệ thống tốt phải “sống được” không cần phần mềm
Câu hỏi tôi thường đặt ra cho khách hàng SME:
“Nếu mai bạn mất toàn bộ phần mềm, bạn có còn biết doanh nghiệp mình vận hành thế nào không?”
Nếu câu trả lời là không, thì tức là bạn chưa có hệ thống – bạn chỉ có tập hợp công cụ.
Một hệ thống tốt là hệ thống có thể mô tả bằng sơ đồ – nơi vai trò, dữ liệu và quy trình rõ ràng. Phần mềm chỉ là công cụ tăng tốc – không phải là cốt lõi.
Kết luận: tư duy hệ thống là năng lực sống còn
Trong kỷ nguyên đầy biến động, doanh nghiệp SME không thể chỉ “vận hành theo cảm giác”. Tăng trưởng không thể dựa vào ngẫu nhiên. Và phần mềm, dù hiện đại đến đâu, cũng không thể thay thế tư duy hệ thống.
Chuyển đổi số không bắt đầu bằng phần mềm. Nó bắt đầu bằng một bản thiết kế hệ thống rõ ràng.
Nếu bạn đang phân vân chọn phần mềm nào – hãy tạm dừng. Lấy tờ giấy trắng ra, và vẽ lại cách doanh nghiệp bạn đang sống.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét