“Muốn quản trị được lợi nhuận, phải đo được chi phí và doanh thu đến đúng đối tượng – sản phẩm, dự án, chi nhánh. ERP (SAP Business One) chính là công cụ biến điều đó thành hệ thống.”
Tại sao đã có báo cáo tài chính mà doanh nghiệp vẫn “không thấy” sản phẩm nào lời thật, dự án nào đang lỗ, chi nhánh nào kéo biên lợi nhuận xuống? Lý do: dữ liệu chưa gắn đúng đối tượng quản trị và chưa được phân tích theo đa chiều. Bài viết này tư vấn lộ trình thiết lập kế toán quản trị trong ERP (SAP Business One) và cách dựng báo cáo phân tích chi phí & lợi nhuận theo sản phẩm, dự án, chi nhánh.
1) Nền tảng kế toán quản trị trong ERP
- Trung tâm chi phí (Cost Center / Dimension): nơi ghi nhận và theo dõi chi phí theo bộ phận, chi nhánh, kênh, v.v.
- Đối tượng tính giá thành (Cost Object): sản phẩm / dịch vụ / dự án – nơi quy chiếu doanh thu, giá vốn và phân bổ chi phí chung.
- Đơn vị kinh doanh (Branch/Division): để so sánh hiệu quả theo vùng/chi nhánh.
SAP B1 mapping nhanh: Cost Center (OOCR/OCR1), Project (OPRJ), Branch (OBPL), chứng từ bán hàng (OINV/INV1), bút toán chi phí (JDT1), vật tư & giá vốn (OITM + xuất/nhập kho OIGE/OIGN).
2) Tổ chức dữ liệu: gắn “mã quản trị” ngay tại nguồn
Muốn phân tích sâu thì mỗi chứng từ cần được gắn đủ “mã quản trị”. Checklist thao tác trong SAP B1:
- Doanh thu (AR Invoice – OINV/INV1): gắn Project, Cost Center/Dimension, Branch, ItemCode.
- Giá vốn: đảm bảo chính sách tính giá (Moving Average/Standard) phù hợp; xuất kho (OIGE) phải có dimension/project nếu liên quan.
- Chi phí chung (Journals – JDT1): quy định bắt buộc chọn Cost Center và (nếu có) Project khi hạch toán.
- Danh mục (Master Data): chuẩn hoá Item Group, Branch, Project Phase, Cost Center tree ngay từ đầu.
Mẹo triển khai: dùng Form Settings + Validation/FMS để bắt buộc chọn Project/Cost Center/Branch trước khi thêm chứng từ – tránh “mất dấu” dữ liệu quản trị.
3) Phương pháp phân tích chi phí & lợi nhuận
3.1. Phân loại & phân bổ
- Chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, giờ công dự án, phí license theo sản phẩm) → phân bổ thẳng cho đối tượng.
- Chi phí gián tiếp (vận hành chi nhánh, marketing chung) → chọn tiêu thức phân bổ: % doanh thu, số đơn, giờ công, diện tích, v.v.
- Biến đổi vs. cố định: phục vụ tính Contribution Margin và điểm hòa vốn.
3.2. Chỉ số cốt lõi
- Contribution Margin = Doanh thu – Chi phí biến đổi.
- Operating Profit = Contribution Margin – Chi phí cố định.
- Gross Margin %, Operating Margin %, ROI theo dự án.
Ví dụ nhanh: Sản phẩm A có Gross Margin cao nhưng bị “ăn” chi phí logistics của Chi nhánh X ⇒ Operating Margin thấp. Quyết định: tối ưu kênh phân phối hoặc điều chỉnh chính sách tồn kho tại chi nhánh đó.
4) Báo cáo & Dashboard trong SAP B1 (và mở rộng BI)
4.1. Ngay trong SAP Business One
- Profit & Loss by Dimension: xem lãi lỗ theo Cost Center/Branch/Project.
- Cost Accounting Report: theo dõi chi phí theo cây Cost Center (OOCR).
- Sales Analysis / Item Analysis: đối chiếu doanh thu – số lượng – biên lợi nhuận theo nhóm hàng.
Checklist hiển thị: Bộ lọc theo Branch, Project, Item Group; cột Revenue – COGS – Gross Profit – Opex Allocation – Operating Profit.
4.2. Mở rộng Power BI khi cần phân tích sâu
Khi cần so sánh đa chiều, top/bottom, drill-through, xu hướng theo thời gian, hãy kết nối SAP B1 (SQL/HANA) vào Power BI và dựng Star Schema:
- Fact_Profit: Revenue, COGS, OpexAllocated, OperatingProfit, Margin%…
- Dim_Product, Dim_Project, Dim_Branch, Dim_Date.
Dashboard gợi ý:
- Profit by Product (ranking + margin%), drill-through đến hoá đơn.
- Profit by Branch (map/column), cảnh báo chi nhánh margin < ngưỡng.
- Profit by Project (timeline cost vs revenue), ROI theo giai đoạn.
5) Lộ trình triển khai đề xuất (tư vấn thực tế)
- Chuẩn hoá danh mục & cấu trúc quản trị: Chart of Accounts, cây Cost Center (theo bộ phận/chi nhánh/kênh), mã Project.
- Ràng buộc nhập liệu: bắt buộc chọn Branch/Project/Dimension trên chứng từ doanh thu, chi phí, kho.
- Thiết kế quy tắc phân bổ: tiêu thức rõ ràng + quy trình phê duyệt thay đổi.
- Dựng báo cáo trong SAP B1: Profit & Loss by Dimension, Cost Accounting Report.
- Mở rộng BI (nếu cần): mô hình dữ liệu, chuẩn hóa KPI, dashboard điều hành.
6) Kết luận & định hướng
Không thể quản trị điều mình không đo lường. Khi gắn đúng “mã quản trị” trong ERP và dùng đúng phương pháp phân tích, doanh nghiệp sẽ thấy bức tranh lợi nhuận “theo phần” – từ đó quyết định tự tin hơn về giá, danh mục, kênh, và đầu tư.
Đọc tiếp trong chuỗi SAP B1:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét