Quản lý nguyên vật liệu thay thế trong SAP Business One với chức năng Alternative Item

“Linh hoạt trong sản xuất không chỉ là ứng biến — mà là kiểm soát thông minh trong từng thay đổi nhỏ.”
— Paul Digital Consultant

🏭 1. Thực tế: Khi thiếu nguyên vật liệu là chuyện thường ngày

Trong môi trường sản xuất, việc thiếu hụt nguyên vật liệu (NVL) gần như không thể tránh khỏi — đơn hàng gấp, trễ nhập kho, hoặc nhà cung cấp thay đổi mã hàng.

Ví dụ: bạn cần “Vải cotton loại A”, nhưng kho chỉ còn “Vải cotton loại B” tương đương. Nếu xử lý thủ công, người dùng phải cập nhật lại BOM, phiếu xuất và giá thành — vừa tốn thời gian vừa dễ sai lệch dữ liệu.

• Sai lệch định mức (BOM).
• Tính giá thành không chính xác.
• Báo cáo tồn kho mất nhất quán.

Do đó, doanh nghiệp cần một cơ chế thay thế NVL có kiểm soát, không phụ thuộc vào thao tác thủ công.

⚙️ 2. SAP Business One và chức năng Alternative Item

Alternative Item trong SAP Business One cho phép định nghĩa sẵn các NVL thay thế hợp lệ cho từng mã hàng, cùng với tỷ lệ thay thế (Match Factor) rõ ràng.

📘 Cấu hình trong SAP Business One

Truy cập: Main Menu → Inventory → Item Management → Alternative Items

• Chọn Item Code chính (Base Item).
• Thêm các Item thay thế (Alternative Item).
• Nhập Match Factor (%) – tỷ lệ thay thế tối đa cho phép.

Ví dụ:
NVL chính: Vải Cotton A
NVL thay thế: Vải Cotton B
Match Factor: 80%
➡ Nghĩa là bạn chỉ được sử dụng tối đa 80% lượng NVL thay thế so với định mức BOM gốc.

🧮 3. Cách hoạt động trong lệnh sản xuất

Khi tạo Production Order, SAP B1 có thể tự động:

• Gợi ý NVL thay thế khi NVL chính thiếu hàng.
• Giới hạn số lượng nhập theo Match Factor (%).
• Cảnh báo hoặc chặn người dùng nếu vượt tỷ lệ cho phép.

NVL chính	Số lượng BOM	NVL thay thế	Match Factor	Số lượng tối đa cho phép
Vải Cotton A	100 m	Vải Cotton B	80%	80 m

💻 4. Tự động kiểm soát bằng Transaction Notification

Bạn có thể tạo Transaction Notification trong SQL Server để tự động chặn khi NVL thay thế vượt tỷ lệ cho phép.

IF @object_type = '202' AND @transaction_type IN ('A','U')
BEGIN
   DECLARE @AltItem NVARCHAR(50), @BaseItem NVARCHAR(50),
           @Qty DECIMAL(19,6), @AllowedQty DECIMAL(19,6),
           @MatchFactor DECIMAL(5,2);

   SELECT @AltItem = T1.ItemCode,
          @BaseItem = T0.ItemCode,
          @Qty = T1.PlannedQty,
          @MatchFactor = ISNULL(A.MatchFactor,100)
   FROM WOR1 T1
   JOIN OWOR T0 ON T0.DocEntry = T1.DocEntry
   LEFT JOIN AITM A ON A.ItemCode = T0.ItemCode AND A.Alternative = T1.ItemCode
   WHERE T0.DocEntry = @list_of_cols_val_tab_del;

   SET @AllowedQty = (SELECT T0.PlannedQty * @MatchFactor / 100 
                      FROM WOR1 T0 WHERE T0.DocEntry = @list_of_cols_val_tab_del);

   IF @Qty > @AllowedQty
   BEGIN
       SET @error = 1;
       SET @error_message = N'Số lượng NVL thay thế vượt quá tỷ lệ cho phép (' 
                             + CAST(@MatchFactor AS NVARCHAR(10)) + N'%).';
   END
END

💡 Có thể mở rộng logic để kiểm tra nhiều dòng NVL cùng lúc, hoặc gửi thông báo email nội bộ khi có vi phạm.

📊 5. Lợi ích khi áp dụng Alternative Item

Lợi ích	Mô tả
🎯 Kiểm soát định mức	Hạn chế thay thế vượt mức gây sai lệch giá thành.
⚡ Tăng tính linh hoạt	Dễ xử lý khi thiếu hàng mà vẫn tuân thủ định mức.
🔒 Giảm sai sót thủ công	Cảnh báo và ngăn nhập liệu sai ngay tại nguồn.
📈 Chuẩn hóa dữ liệu	Báo cáo và phân tích tiêu hao NVL chính xác hơn.

🧩 6. Ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam

Các doanh nghiệp may mặc, gỗ và thực phẩm thường xuyên đối mặt với việc thay thế NVL. Ví dụ:

• Nhà máy may có thể thay loại nút áo hoặc dây kéo tương đương.
• Cơ sở gỗ có thể đổi ván MDF khác độ dày nhưng cùng tiêu chuẩn kỹ thuật.

Nhờ Alternative Item, SAP Business One giúp duy trì quy trình sản xuất liên tục mà vẫn bảo toàn tính chuẩn hóa dữ liệu.

🌟 7. Kết luận: Linh hoạt có kiểm soát – chìa khóa cho sản xuất hiện đại

“Linh hoạt không đồng nghĩa với tùy tiện – mà là kiểm soát được sự thay đổi.”

Chức năng Alternative Item trong SAP Business One không chỉ là giải pháp kỹ thuật, mà còn là tư duy quản trị sản xuất hiện đại giúp doanh nghiệp:

• Phản ứng nhanh khi thiếu nguyên liệu.
• Giữ ổn định dữ liệu và quy trình.
• Tạo nền tảng cho tự động hóa và chuyển đổi số nhà máy.

📚 Chuỗi bài viết liên quan (sắp ra mắt)

• Tổng quan phân hệ Sản Xuất trong SAP Business One – Quy trình, vai trò và dữ liệu nền tảng.
• Xây dựng BOM nhiều cấp trong SAP Business One – Quản lý định mức linh hoạt và chính xác.
• Tính hao hụt nguyên vật liệu (Loss Ratio) – Cách thiết lập và kiểm soát hiệu suất.
• Phân tích giá thành sản xuất theo lệnh (Order Costing) – Từ dữ liệu đến quyết định quản trị.

Tác giả: Nghĩa Nguyễn (Paul) – Tư vấn hệ thống - ERP cho doanh nghiệp SME

🌐 Blog: Hội nhập kỷ nguyên số

🔗 LinkedIn: Paul Nguyen - Technical Leader

🎯 10+ năm kinh nghiệm triển khai SAP B1, CRM, Power BI, Microsoft 365

Zalo: 0933873165

---