“Một bao nguyên liệu mở ra không chỉ mang theo công thức sản xuất mà còn cả trách nhiệm quản lý: hạn sử dụng, hao hụt và chi phí. Trong SAP Business One, mỗi con số về nguyên vật liệu đều có ý nghĩa – và cách ta xử lý phần hủy hay phân bổ chi phí chính là thước đo năng lực quản trị sản xuất của doanh nghiệp.”
Bối cảnh nghiệp vụ thực tế
Trong các ngành thực phẩm, mỹ phẩm hoặc hóa chất — những nguyên vật liệu dạng bột (bột mì, bột protein, phụ gia...) thường được mua theo bao lớn 50 kg.
Trên bao bì có ghi hạn sử dụng 6 tháng, nhưng sau khi mở bao, chỉ được dùng trong 30 ngày để đảm bảo chất lượng.
- Doanh nghiệp bạn đã dùng 45 kg cho nhiều lệnh sản xuất khác nhau, không phải trong một lần.
- Sau 30 ngày kể từ ngày mở bao, phần dư 5 kg không còn được phép dùng → phải hủy.
“Chi phí của 5 kg NVL hủy này sẽ được tính vào đâu? Phân bổ cho các lệnh đã dùng hay ghi nhận riêng như chi phí chung?”
Bản chất vấn đề & mục tiêu quản trị
Phần NVL bị hủy sau khi mở bao thực chất là hao hụt định mức sau mở (post-open spoilage) — không do lỗi kỹ thuật mà do đặc tính bảo quản. Nếu không quản lý chặt, chi phí này dễ bị bỏ sót, làm méo số liệu giá thành và lợi nhuận sản xuất.
Mục tiêu của bài toán là:
- Phản ánh đúng giá trị hao hụt NVL.
- Phân bổ chi phí hợp lý giữa các lệnh sản xuất đã dùng NVL đó.
- Dễ theo dõi, kiểm soát, truy xuất và báo cáo trong SAP Business One.
Thiết lập quản lý trong SAP B1
Để kiểm soát NVL có hạn mở bao, bạn nên cấu hình theo các bước:
✅ Bước 1: Quản lý theo Batch
- Kích hoạt Batch Management cho NVL đó.
- Mỗi bao = một batch riêng.
- Ghi ngày sản xuất, hạn sử dụng theo nhà cung cấp.
✅ Bước 2: Thêm UDF “Ngày mở bao” và “Hạn mở bao”
- Tạo 2 UDF trong
OIBT(Batch Table): U_OpenDate: Ngày mở baoU_OpenExpDate: = OpenDate + 30 ngày
Khi NVL được Issue lần đầu, tự động ghi ngày mở bao, từ đó xác định hạn 30 ngày.
✅ Bước 3: Cảnh báo tự động
SELECT ItemCode, BatchNum, U_OpenExpDate FROM OIBT WHERE U_OpenExpDate < GETDATE()
→ SAP sẽ gửi cảnh báo cho kho hoặc kế toán vật tư để xử lý hủy kịp thời.
Khi NVL hết hạn mở – Cần xử lý kế toán thế nào?
Giả sử:
- NVL: bột 50 kg, giá 100 000 VNĐ/kg
- Tổng giá trị: 5 000 000 VNĐ
- Đã dùng 45 kg cho nhiều lệnh SX khác nhau
- Còn dư 5 kg phải hủy sau 30 ngày (500 000 VNĐ)
Có 3 phương án xử lý chi phí hủy:
🔹 Option A: Hạch toán riêng vào chi phí sản xuất chung
Cách làm:
- Tạo Goods Issue 5 kg để hủy kho.
- Tài khoản Nợ: Chi phí sản xuất chung – NVL hủy (6215)
- Tài khoản Có: Kho NVL (152)
Ưu điểm: Dễ làm, minh bạch, tách biệt phần hủy. Có thể theo dõi tổng chi phí hủy từng tháng, từng loại NVL.
Nhược điểm: Không phân bổ cho lệnh SX → giá thành chưa phản ánh hao hụt.
Khi nên áp dụng: Khi lượng hủy nhỏ, ưu tiên đơn giản và minh bạch.
🔹 Option B: Phân bổ toàn bộ chi phí hủy vào các lệnh SX đã dùng NVL
- Tính tổng chi phí NVL = 5 000 000 VNĐ.
- Xác định tỷ lệ NVL mỗi lệnh đã dùng (A:20 kg, B:10 kg, C:15 kg).
- Phân bổ 5 kg hủy (500 000 VNĐ) theo tỷ lệ 20:10:15.
- Cập nhật chi phí NVL thực tế trong từng lệnh.
Ưu điểm: Phản ánh đầy đủ hao hụt, phù hợp khi làm báo cáo giá thành thực tế.
Nhược điểm: Cần thao tác điều chỉnh hoặc phân bổ cuối kỳ, có thể làm thay đổi giá thành các lệnh đã đóng.
🔹 Option C: Kết hợp – Một phần chi phí hủy vào chi phí chung, phần còn lại phân bổ
Ví dụ: Hủy 5 kg = 500 000 VNĐ, chia 70 % (350 000) vào chi phí chung, 30 % (150 000) phân bổ theo tỷ lệ lệnh A/B/C.
Ưu điểm: Cân bằng giữa độ chính xác và sự đơn giản.
Khi nên áp dụng: Khi doanh nghiệp muốn minh bạch nhưng vẫn phản ánh thực tế giá thành.
Bảng so sánh các phương án
| Tiêu chí | Option A | Option B | Option C |
|---|---|---|---|
| Dễ triển khai | ✅ | ⚙️ | ⚙️ |
| Phản ánh giá thành | ⚪ Một phần | ✅ Chính xác | ✅ Cân bằng |
| Minh bạch chi phí hủy | ✅ Rõ | ⚪ Ít rõ | ✅ Rõ |
| Phù hợp khi | Hao hụt nhỏ | Hao hụt lớn | Vừa phải |
| Ảnh hưởng P&L | Ít | Cao | Trung bình |
Ví dụ minh họa bằng số
| Lệnh SX | NVL dùng (kg) | Chi phí NVL gốc | Phân bổ hủy (Option B) | Tổng chi phí sau phân bổ |
|---|---|---|---|---|
| A | 20 | 2 000 000 VNĐ | 222 222 VNĐ | 2 222 222 VNĐ |
| B | 10 | 1 000 000 VNĐ | 111 111 VNĐ | 1 111 111 VNĐ |
| C | 15 | 1 500 000 VNĐ | 166 667 VNĐ | 1 666 667 VNĐ |
| Tổng | 45 | 4 500 000 VNĐ | 500 000 VNĐ | 5 000 000 VNĐ |
💡 Hình dung: chi phí NVL hủy đã “thấm” đều vào giá thành từng lệnh sản xuất.
Ứng dụng trong SAP Business One
| Nhiệm vụ | Cách thực hiện |
|---|---|
| Theo dõi hạn mở bao | Batch Management + UDF U_OpenDate, U_OpenExpDate |
| Cảnh báo quá hạn mở | Query Alert (SQL) kiểm tra U_OpenExpDate < GETDATE() |
| Ghi nhận hủy NVL | Goods Issue từ kho → TK 6215 (chi phí hủy) |
| Phân bổ chi phí | Sử dụng Cost Accounting / Distribution Rules hoặc Add-on tự động |
| Báo cáo kiểm tra | Cost Accounting Summary & Production Variance Report |
| Theo dõi định mức thực tế | So sánh hao hụt với BOM định mức để điều chỉnh kịp thời |
Lợi ích khi xử lý đúng nghiệp vụ này
- ✅ Kiểm soát được hao hụt NVL thực tế
- ✅ Tăng độ chính xác giá thành sản phẩm
- ✅ Phân tích nguyên nhân hủy NVL rõ ràng hơn
- ✅ Đưa ra quyết định tối ưu định mức, cải thiện lợi nhuận
Lời khuyên & kinh nghiệm thực tế
- Nếu doanh nghiệp vừa triển khai SAP B1, nên bắt đầu với Option A để dễ kiểm soát.
- Khi hệ thống vận hành ổn, nâng cấp lên Option C hoặc B để phản ánh giá thành thực tế.
- Có thể tự động hóa việc cảnh báo & hủy bằng Add-on hoặc DI API Script chạy hàng ngày.
- Đừng quên so sánh định mức lý thuyết và định mức thực tế –
💡 Mẹo nhỏ: Hãy xem chi phí hủy NVL là chỉ báo hiệu quả quy trình, không chỉ là “chi phí mất mát”. Khi kiểm soát được nó, bạn đang kiểm soát chất lượng, định mức và năng lực sản xuất.
✉️ Bạn muốn nhận mẫu thiết lập (UDF, Query Alert, Template Allocation)?
👉 Liên hệ Paul Digital Consultant để được hỗ trợ tư vấn và nhận file hướng dẫn chi tiết.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét