Công nghệ OCR đang giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, hóa đơn và giấy tờ bằng cách tự động trích xuất văn bản từ ảnh. Tìm hiểu OCR là gì, hoạt động ra sao và cách áp dụng OCR để số hóa tài liệu, giảm phụ thuộc thủ công.
1. Vì sao doanh nghiệp cần OCR?
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực:
-
Tối ưu quy trình xử lý dữ liệu
-
Giảm thời gian nhập liệu thủ công
-
Số hóa hồ sơ giấy tờ để dễ lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất và phân tích
Công nghệ OCR (Optical Character Recognition) chính là giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp:
-
Trích xuất văn bản từ hình ảnh, tài liệu scan hoặc ảnh chụp
-
Tự động đưa dữ liệu vào hệ thống
-
Giảm lỗi nhập tay, tăng tốc độ và độ chính xác
2. OCR là gì và hoạt động như thế nào?
OCR là công nghệ giúp chuyển đổi văn bản trong ảnh thành văn bản số hóa có thể chỉnh sửa và xử lý.
Quy trình hoạt động:
-
Tiền xử lý hình ảnhLàm sạch ảnh, tăng độ rõ nét, xoay ảnh nghiêng
-
Phân tích bố cụcTách dòng, cột, vùng chứa văn bản hoặc bảng biểu
-
Nhận dạng ký tựDùng thuật toán hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) để đọc và hiểu ký tự
-
Trích xuất dữ liệuXuất ra định dạng có thể dùng ngay: text, Excel, CSV, hoặc JSON để tích hợp hệ thống
➡️ Với AI-OCR, công nghệ còn có thể nhận diện chữ viết tay, tài liệu kém chất lượng và ngôn ngữ phức tạp.
3. Một số ứng dụng OCR phổ biến và lợi ích thực tế
3.1. Số hóa tài liệu nội bộ & lưu trữ thông minh (DMS)
Ứng dụng:
-
Quét công văn, hợp đồng, hồ sơ nhân sự
-
Đồng bộ vào hệ thống DMS (Document Management System)
Lợi ích:
-
⏱ Giảm đến 90% thời gian nhập liệu
-
🔍 Tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ kiểm toán
-
📁 Chuẩn hóa quy trình lưu trữ và truy xuất tài liệu
3.2. Xử lý hóa đơn tự động (Invoice OCR)
Ứng dụng:
-
Trích xuất thông tin từ hóa đơn, phiếu thu – chi
-
Kết nối trực tiếp đến phần mềm kế toán (SAP, MISA...)
Lợi ích:
-
✅ Giảm chi phí nhân sự nhập liệu
-
⚠ Tránh sai sót thông tin tài chính
-
🧾 Đáp ứng yêu cầu kiểm toán, hóa đơn điện tử
3.3. OCR cho định danh điện tử (eKYC) trong ngân hàng và fintech
Ứng dụng:
-
Đọc CCCD, hộ chiếu, bằng lái xe
-
Xác minh danh tính khách hàng, chữ ký, giấy tờ vay
Lợi ích:
-
📲 Mở tài khoản online nhanh chóng
-
🔐 Tăng tính bảo mật, giảm gian lận
-
🚀 Cải thiện trải nghiệm khách hàng số
3.4. Logistics & Kho vận – Quản lý vận đơn, phiếu nhập xuất
Ứng dụng:
-
Quét mã đơn hàng, mã vạch, số container
-
Trích xuất nội dung phiếu giao nhận
Lợi ích:
-
🕒 Tự động cập nhật dữ liệu vào hệ thống WMS/ERP
-
🔄 Giảm sai sót khi nhập tay
-
📦 Tăng tốc độ vận hành kho
3.5. Y tế & Bảo hiểm – Trích xuất hồ sơ bệnh án và đơn thuốc
Ứng dụng:
-
Đọc và số hóa nội dung từ đơn thuốc, hồ sơ khám chữa bệnh
-
Hỗ trợ xử lý yêu cầu bảo hiểm
Lợi ích:
-
🏥 Giảm tải cho nhân sự hành chính
-
📊 Dữ liệu y tế được lưu trữ và phân tích hiệu quả
-
🧾 Tự động hóa xử lý yêu cầu bồi thường
4. Các công cụ OCR phổ biến hiện nay
| Công cụ | Tính năng nổi bật | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Tesseract OCR (Google) | Mã nguồn mở, hỗ trợ đa ngôn ngữ, dễ tùy biến | Developer, startup có đội kỹ thuật |
| Google Vision API | OCR kết hợp AI, xử lý ảnh chất lượng thấp | Ứng dụng mobile, app AI |
| Microsoft Azure OCR | Hỗ trợ tiếng Việt tốt, dễ tích hợp Power Platform | Doanh nghiệp dùng hệ sinh thái Microsoft |
| ABBYY FineReader | Chính xác cao, mạnh với tài liệu scan, bảng biểu | Doanh nghiệp lớn, tổ chức tài chính |
| AI Builder – Microsoft Power Platform | Kéo thả dễ dùng, nhận diện hóa đơn, CCCD, đơn thuốc | Doanh nghiệp vừa & nhỏ, cần triển khai nhanh |
5. Xu hướng AI-OCR và tự động hóa quy trình
OCR đang bước sang giai đoạn mới – kết hợp cùng AI, Power Apps và RPA để:
-
Tự động nhận dạng
-
Tự động trích xuất
-
Tự động luân chuyển dữ liệu đến nơi cần xử lý
Đây chính là cách doanh nghiệp chuyển từ "số hóa tài liệu" sang "tự động hóa đầu cuối".
Dịch vụ tư vấn & triển khai giải pháp OCR trên Microsoft Power Platform
Hiện tại, doanh nghiệp có những yêu cầu phát triển chuyển đổi số trong việc tự động nhập liệu:
-
Tự động hóa quy trình bằng công cụ Microsoft
-
Số hóa dữ liệu giấy tờ qua ảnh chụp trên mobile
-
Xây dựng app nội bộ không cần viết code (low-code)
🔷 Microsoft Power Platform – giải pháp mạnh mẽ gồm:
-
Power Apps – xây app OCR nội bộ cho nhân viên
-
Power Automate – luân chuyển dữ liệu sau khi trích xuất
-
AI Builder – công cụ OCR nhận diện hóa đơn, CCCD, chữ viết tay… chỉ bằng thao tác kéo-thả
💡 Chỉ trong vài ngày, doanh nghiệp có thể:
-
Tạo app di động quét hóa đơn
-
Trích xuất thông tin tự động
-
Đồng bộ vào Excel, SharePoint, Teams hoặc SAP
📌 Bạn đang muốn triển khai OCR và tự động hóa nhập liệu? Hãy để lại thông tin của bạn bên dưới bài viết
Hiện tại mình chuyên triển khai các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp của Microsoft, các giải pháp về hệ thống và bảo mật
👉 Liên hệ với mình:
Email: nghia.nhan.swe@gmail.com
LinkedIn: Nghia Nguyen Nhan Huu (Paul Nguyen)
Zalo/Phone: 0933.873.165
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét