Trong thời đại số hóa, việc tích hợp hệ thống ERP với hóa đơn điện tử là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang dùng SAP Business One (SAP B1) để quản lý doanh nghiệp toàn diện, cũng có nhiều nhu cầu về vấn đề tích hợp trực tiếp hệ thống hóa đơn điện tử, giúp việc xuất hóa đơn trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.
Trong loạt bài viết về các Tích hợp tính năng vào hệ thống ERP, với bài mở đầu về việc Tích hợp SAP B1 và Banking, hôm nay mình sẽ giới thiệu các cho mọi người một chức năng tích hợp nữa, để giúp cho các bạn kế toán có thể giảm được thời gian vận hành nhiều hệ thống, giảm thời gian tra soát dữ liệu khi nhập liệu, làm giảm thiểu sai sót, cũng như tối ưu hoá về vận hành. đó chính là tích hợp hoá đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng SAP Business One và muốn tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử, bài viết này sẽ cung cấp giải pháp chi tiết giúp bạn triển khai thành công!
 |
| Tích hợp SAP B1 - EInvoice |
Vì sao phải tích hợp hoá đơn điện tử vào ERP
Với sự chuyển mình của các doanh nghiệp hoà chung vào xu thế công nghệ số, việc số hoá các thao tác, quy trình là tất yếu, những công việc làm trên giấy tờ, thủ công sẽ được đưa vào ứng dụng, phần mềm và quản lý lưu trữ tại database server, cloud. Việc ghi nhận và xuất hoá đơn của doanh nghiệp cũng không nằm ngoài quá trình số hoá này
Các hệ thống ERP lớn hiện nay, thường chưa có sẳn module cho việc xuất hoá đơn trực tiếp trên chúng, mà các đơn vị dịch vụ công nghệ có liên kết và được cập phép của cơ quan thuế mới phát hành các dịch vụ xuất hoá đơn điện tử
Khi cùng vận hành ERP lẫn các phần mềm chuyên dụng khác, người dùng (ở đây là kế toán) phải dùng đồng thời nhiều phần mềm. Điều nay gây lãng phí tài nguyên về thời gian, vì người dùng phải làm cùng một thao tác trên ERP lẫn trên phần mềm xuất hoá đơn, mà mỗi phần mềm đều có cấu trúc data, thiết kế giao diện khác nhau. Ngoài ra, việc nhập liệu nhiều lần dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẩn... và đây là vấn đề lớn đối với các nghiệp vụ liên quán tới kế toán như hoá đơn, banking.
Vấn đề này đòi hỏi phải có một công cụ nào đó để tích hợp các hệ thống lại với nhau, có nghĩa là thao tác của người dùng cho một quy trình nghiệp vụ hoá đơn phát sinh chỉ một lần ở một ứng dụng/hệ thống (ERP), thì dữ liệu sẽ tự động đồng bộ sang các hệ thống xuất hoá đơn một cách đồng thời và chính xác
Lợi ích khi tích hợp SAP B1 với hoá đơn điện tử
Người dùng chỉ việc tra soát dữ liệu và tiến hành tạo thanh toán trên SAP B1, khi thao tác xuất hoá đơn điện tử thì hệ thống sẽ kết nối và đồng bộ dữ liệu từ SAP B1 qua hệ thống EInvoice. yêu cầu sẽ được xử lý tại đây và gửi kết quả về cho SAP B1.
Người dùng có thể tải được file mềm từ SAP B1. Trong quá trình này, dường như người dùng không cần đăng nhập vào hệ thống EInvoice
Dữ liệu chính xác và kịp thời, tránh thao tác của người dùng nhiều lần sẽ han chế nhiều sai sót
Ứng dụng
Hiện nay có nhiều hệ thống EInvoice, phổ biến như VNPT, BKAV, Viettel, FPT... Vối mỗi đối tác sẽ có các công cụ kết nối tích hợp (API) khác nhau. Khi tiến hành phát triển, triển khai, bên mình cần phải kết nối với đối tác cung cấp hệ thống EInvoice để tiến hành cấu hình đấu nối giữa 2 hệ thống
Với mỗi doanh nghiệp, quy trình xuất hoá đơn điện tử cũng có một vài điểm khác nhau, vì vậy khi phát triển, triển khai thì bên mình cần khảo sát quy trình chính xác của doanh nghiệp đang vận hành
Các nghiệp vụ phát sinh cơ bản
- SAP B1 phát sinh hoá đơn A/R Invoice và có nhu cầu xuất hoá đơn điện tử
- SAP B1 phát sinh hoá đơn A/R Invoice thay thế cho một hoá đơn khác (đã cancel) và có nhu cầu xuất hoá đơn thay thế
- SAP B1 phát sinh trường hợp Cancel A/R Invoice và mong muốn huỷ hoá đơn trên EInvoice
- SAP B1 phát sinh A/R Credit Memo để điều chỉnh A/R Invoice và mong muốn xuất hoá đơn điều chỉnh
Bên dưới là video demo nghiệp vụ đầu tiên SAP B1 phát sinh hoá đơn A/R Invoice và có nhu cầu xuất hoá đơn điện tử
Hãy nhanh tay liên hệ nếu doanh nghiệp của bạn đang dùng SAP B1 và có nhu cầu muốn tích hợp
Cám ơn các bạn đã theo dõi, sẽ rất hoan hỉ nếu nhận được ý kiến đóng góp chia sẽ của nhiều bạn
Paul Nguyen
12-03-2025
Thông tin về mình tại đây
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét