Tích hơp dữ liệu là gì?
Do đòi hỏi của sự phát triển, cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh, dường như tất cả mọi khâu của doanh nghiệp đều được số hóa để quản trị trên nền tảng số. Với mỗi phòng ban, bộ phận và mỗi mục đích quản trị khác nhau thì doanh nghiệp sẽ cân nhắc và đầu tư một ứng dụng quản lý đặc thù từ các đối tác khác nhau; Quản lý doanh nghiệp thì dùng hệ thống ERP, Dịch vụ khách hàng thì dùng CRM, Quản lý nhân sự thì dùng HRM, rồi các hệ thống eBanking, eInvoice để phục vụ việc số hóa chứng từ, tài sản... Một vài câu hỏi về mặt quản trị được đặt ra: Làm sao dữ liệu của các hệ thống được đồng bộ một cách chính xác và kịp thời? Làm sao để quản lý việc nhập liệu thì người dùng cuối vào các hệ thống chính xác và đồng nhất? Làm sao để hạn chế việc thao tác trên phần mềm của người dùng cuối (Kế toán vừa nhập liệu trên hệ thống ERP, vừa nhập liệu trên eInvoice...)? Giảm thiểu thao tác của người dùng cuối đồng nghĩa với việc hạn chế lỗi, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.
Tích hợp ứng dụng là quá trình liên kết các ứng dụng, hệ thống khác nhau về đồng nhất, nhất quán. Nó cho phép các ứng dụng chia sẻ chung dữ liệu, đồng bộ về dữ liệu, công việc liền mạch và thống nhất
Lợi ích của Tích hợp ứng dụng
- Chia sẻ và nhất quán dữ liệu
Khi có nhiều hệ thống ứng dụng chạy cùng lúc, đòi hỏi các loại dữ liệu nền chung (khách hàng, sản phẩm, đối tác, giá cả...) đều phải được input vào các hệ thống, điều kiện để tránh sai sót phát sinh sau này là các loại data này đều phải đồng nhất khi input vào các hệ thống khác nhau. Nếu có phát sinh thay đổi cập nhật thì cần phải cập nhật tất cả các hệ thống.
Các hệ thống khác nhau sẽ có các template import dữ liệu khác nhau về số trường, thứ tự các trường thông tin... Điều này bắt buộc người nhập liệu phải làm việc cẩn thận, chi tiết và kịp thời
Việc có một quy trình tích hợp ứng ụng sẽ giúp cho các hệ thống nhất quán đươc dữ liệu mỗi khi phát sinh, thay đổi, Chỉ cần thao tác một ứng dụng thì tất cả các ứng dụng khác đều được thay đổi kịp thời, đảm bảo tính nhất quán
- Tiết kiệm thời gian, công việc liền mạch nhất quán
Vì lợi ích chia sẻ và nhất quán dữ liệu bên trên, nên công việc của người dùng cuối giảm xuống đáng kể, Khi nhập liệu từng ứng dụng, mỗi ứng dụng phải dùng một template riêng nên người thao tác phải làm việc nhiều, và phải mapping excel data đầu vào cho từng ứng dụng tương ứng thì với Quy trình tích hợp, người dùng chỉ cần thao tác trên một ứng dụng, hệ thống sẽ tích hợp tức thời thao tác đó trên các ứng dụng khác.
Ví dụ: Khi kế toán tiến hành tạo hóa đơn thanh toán trên hệ thông ERP, thay vì kế toán phải vào hệ thống eInvoice để xuất hóa đơn VAT điện tử, thì với việc tích hợp, chỉ cần một nút bấm trên hệ thống ERP, quá trình tích hợp sẽ thực hiện và tự động tạo hóa đơn điện tử trên hệ thống eBanking.
Điều này làm giảm thời gian thao tác hệ thống của người dùng, đồng thời hạn chế việc nhập liệu sai, thiếu, thừa thông tin giữa các hệ thống khác nhau, Giảm thiểu rủi ro, sai sót và tiết kiệm chi phí, thời gian của doanh nghiệp trong vận hành và quản lý
- Tự động hóa quy trình vận hành phần mềm
Với một doanh nghiệp áp dụng nhiều hệ thống quản trị, việc đảm bảo quy trình vận hành chạy xuyên suốt một cách tự động là điều cần thiết, các khâu chuyền không phải chờ đợi cho việc nhập liệu ứng dụng.
Tích hợp ứng dụng giúp cho toàn bộ các hệ thống chạy tự động 1 cách trơn tru, chính xác mà ít cần sự can thiệp của người dùng.
- Báo cáo chính xác và rõ ràng, cụ thể:
Với việc tích hợp ứng dụng, các ứng dụng sẽ có cùng dữ liệu cả đầu ra và đầu vào, các báo cáo vận hành cần thiết sẽ có sự đồng nhất, mạch lạc và chính xác. Hơn nữa, việc tích hợp sẽ làm cho việc phát triển các báo cáo trở nên nhanh hơn, đơn giản hơn, và dễ dàng tiếp cận các hệ thống báo cáo thông minh (Dashboard...) hơn, giúp cho việc quản trị doanh nghiệp và đánh giá chiến lược hiệu quả hơn
Cách thức triển khai
Để triển khai việc tích hợp ứng dụng, cần phải có một vài ràng buộc nhất định.
- Các bên cung cấp ứng dụng cần tích hợp phải làm việc với nhau về giải pháp và data flow. Mỗi bên tham gia vào quy trình tích hợp cần phỉa có sẵn bộ API hay cung cấp database structure cho các bên còn lại để tương tác.
- Các bên cần phải có thời gian setup cấu hình, kiểm tra kết nối và phát triển API tùy theo business của từng khách hàng tương ứng.
- Cần phải có môi trường kiểm thử để phục vụ cho việc testing tích hợp, và phải có các kịch bản kiểm thử đầy đủ nhằm đảm bảo chất lượng hệ thống
- Điều quan trọng là phải từ duy trình thực tế của khách hàng, các bên tích hợp cần ngồi lại để build ra một process thống nhất, từ đó mới thống nhất được In/Out của từng hệ thống.
Một số case study
- Hệ thống SAP B1 phát hành hóa đơn thanh toán của khách hàng (A/R Invoice), sau đó kế toán phải nhập liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử (VNPT, BKAV...) để xuất hóa đơn cho khách hàng; Khi áp dụng tích hợp vào thì chỉ cần nhập liệu trên SAP b1, và thao tác trên nút Xuất EInvoice thì quy trình sẽ tự động link data và xuất hóa đơn trên hệ thống Hóa đơn.
- Hệ thống DMS sẽ quản lý việc bán hàng, xuất kho và hóa đơn cho khách hàng, tuy nhiên người dùng ở Kho lại có thêm ứng dụng quản lý logictis để xuất kho cho Delivery man trên App mobile. Vậy người thủ kho phải làm đồng thời trên hệ thống DMS lẫn hệ thống Logictis. Khi ứng dụng được tích hợp, chỉ cần thao tác xuất kho trên DMS, hệ thống tự động tích hợp với Logictis để xuất kho trên đó.
- Hệ thống Tab bán hàng (SFA) cần lấy dữ liệu từ công ty về khách hàng, sản phẩm, giá cả...để khi ra thị trường có thể lấy đơn hàng dễ dàng. Đồng thời có thể check tồn kho tức thời để biết được năng lực giao hàng của chi nhánh, nhà cung cấp... Khi này cần phải tích hợp giữa app mobile và hệ thống chính quản lý dữ liệu của công ty.
- Và nhiều hệ thống khác như HRM, Chữ ký số, CRM...cẩn tích hợp với nhau.
Trong thực tế, tích hợp ứng dụng được ứng dụng nhiều trong các mô hình chuyển đổi số hiện nay, đảm bảo tối ưu chi phí thời gian và hạn chế sai sót trong việc quản lý của doanh nghiệp.
Nếu bạn cần thêm thông tin về Tích hợp hệ thống, hãy liên hệ cho Paul Nguyen bằng comment dưới bài viết hay các kênh liên hệ bên dưới profile tại đây
Bài viết có sử dụng một số hình ành sưu tầm từ web về các mảng liên quan.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét