Câu chuyện về việc quản lý các bảng mã của doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau, tôi nhìn thấy sự khác khau về quy trình và các quản lý của nhiều phòng ban khác nhau. Sự khác biệt đó nó phù thuộc vào đặc thù nghiệp vụ của phòng ban đó, đồng thời nó cũng phù thuộc vào sự phân chia tổ chức và cách quản trị của phòng ban. Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp, sự liên kế của các phòng ban, sự thông suốt và liên tục là yếu tố quan trọng để làm thành một quy trình doanh nghiệp.

Ở đây, tôi nhìn thấy bài toán về việc quản lý dữ liệu nền (Master data); Làm sao để thông tin nhất quán, đồng bộ và tối ưu nhất cho sự liên kết giữa các phòng ban với nhau. Câu chuyện này không phải là đòi hỏi ờ một vài doanh nghiệp đặc biệt, mà nó chính là xương sống cho hầu hết tất các loại hình doanh nghiệp. Đầu ra của phòng ban này, quy trình này chính là đầu vào của phòng ban, quy trình khác.

Một ví dụ trực quan dể hiểu: Phòng Mua hàng (Purchasing) có output chính là đầu vào của Phòng Sản xuất (Production) hay Phòng Bán hàng (Selling)... Trong ví dụ này, cái chung nhất chính là thông tin hàng hóa (nó bao gồm Nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm, sản phẩm...). Ngoài ra còn có nhiều thông tin Master data càn dùng chung khác như Khách hàng, Nhà cung cấp, nhân viên... 

Làm thế nào quản lý hiệu quả Master data, làm thế nào để danh mục Master data gọn nhẹ, ngắn gọn và thông suốt. trong khi từng phòng ban quy trình cụ thể sẽ làm việc với từng quy trình, từng partner khác nhau. Một trong những doanh nghiệp tôi gặp họ than phiền về vấn đề Master data quá nhiều, quá dài và rất lộn xộn, thiếu tính tham chiếu, và trùng lắp. Họ mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, tra cứu thủ công trong việc nhập liêu, họ khó khăn trong việc đối chiếu kiểm soát, hơn thế nữa họ có vấn đề lớn trong việc quản lý sổ sách liên quan tới thuế, hải quan, kiểm toán.

Một giải pháp quản trị thông minh và hiệu quả cần phải giảm thiểu những rủi ro kể trên. Việc đặt mã, định danh mã cho Master data là một issue lớn cho người triển khai và tư vấn giải pháp. Tôi có một ví dụ cụ thể như sau:

Một doanh nghiệp sản xuất, họ mua Nguyên vật liệu (NVL) và vật tư từ nhiều Nhà cung cấp (NCC), họ bán sản phẩm cho nhiều khách hàng (KH), họ có nhiều quy trinh, công đoạn sản xuất... Các giấy tờ, chứng từ khi làm việc với NCC thì cần thể hiện thông tin theo NCC (mã sản phẩm, tên sản phẩm...). tương tự với KH cũng vậy. Khi mua bán, cần phải qua Xuất nhập khẩu (XNK), nó phát sinh thêm mã hải quan (SH-code) trên hệ thống hải quan Thế rồi về mặt nội bộ, từ khâu Mua, Sản Xuất, Bán, sổ sách phải thống nhất, nhất quán thông tin - tôi gọi là việc quản lý nội bộ. Như vậy, cùng một mặt hàng nó tồn tại song song nhiều (không giới hạn) bộ mã khác nhau cho việc quản lý.

Rắc rối thế nhỉ?

Vậy thì giải pháp thế nào cho hợp lý, ở đây chúng tôi đang định hướng cho khách hàng theo cách lấy bản thân họ làm trung tâm, chính mỗi doanh nghiệp phải tự có bảng mã riêng cho chính mình. Tất cả các phân hệ đều sử dụng bảng mã chung. Việc liên kết với các partner khác phải linh động để phát sinh ra bảng mã reference, vậy là phải có những bảng reference cho các bãng mã khác nhau

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn có sản phẩm SP001 - Máy cắt xấy, bạn có thể tham chiếu như sau

Mã sản phẩm	Tên sản phẩm	Mã mua	Mã bán	Mã hải quan
SP001	Máy cắt xấy	Pur001	Sal005	SH - 009

Bạn thấy đó, bạn có thể tham chiếu như vậy, luôn lấy mã SP001 làm trung tâm, cho dù ở đâu, công đoạn này, bạn chỉ việc show đúng cái mã chính lẫn mã của bộ phận tương ứng để thực hiện. 

Với cách làm như thế này, nếu như muốn đồng nhất và vận hành một cách trơn tru, thì doanh nghiệp phải định nghĩa được bảng mã theo một quy tắc nào đó làm sao để có thể nhìn vào là biết được những thông tin cụ thể. Và phải quản lý việc phát sinh mã được chạy trươc khi bất kỳ một quy trình nào của doanh nghiệp được chạy. 

Nếu bạn cần chi tiết, bạn hãy inbox để nhận sự tư vấn từ tôi